Da quest’anno anche le piccole imprese e gli artigiani sono alle prese con la fatturazione elettronica. Per alcuni la fatturazione elettronica è una risorsa per risparmiare tempo, per altri un obbligo scomodo. Pochi sanno però che il grado di comfort o discomfort percepito dipende dalla qualità del software per la fatturazione elettronica che si utilizza. O, per meglio dire, dalla capacità di quest’ultimo di aderire alle proprie esigenze.
La guida che segue nasce proprio con questo intento: fornire strumenti per scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica per la propria attività, sia essa una piccola impresa o dedita all’artigianato.
Fatturazione elettronica: il punto della situazione
Prima di fornire consigli per la scelta del software, è bene fare il punto sulla fatturazione elettronica, spiegando i meccanismi di funzionamento, il tipo di attività coinvolte, le finalità.
La fatturazione elettronica consiste nell’elaborazione di fatture digitali, le quali devono rispettare determinati requisiti formali, ovvero contenere informazioni ben precise. Una volta che la fattura digitale viene elaborata, viene firmata digitalmente e inviata al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. A sua volta, esso la invia all’intestatario della fattura.
Lo scopo della fatturazione elettronica è ridurre l’evasione e l’elusione fiscale. Grazie ad essa, l’ente tributario detiene il pieno controllo sulle fatture. E’ relativamente facile, dunque, incrociare i dati e verificare eventuali illeciti fiscali. Attività, questa, impossibile o per lo meno complessa se la fatturazione è cartacea.
E dal punto di vista del contribuente e nello specifico delle piccole imprese e degli artigiani? In realtà, se si usa un buon software per la fatturazione elettronica, essa rappresenta una risorsa per risparmiare tempo e per efficientare la contabilità. Bastano pochi clic per elaborare ed emettere fattura. Tutt’un altro paio di maniche rispetto alla necessità di elaborare la fattura con un programma di scrittura digitale, stamparla, firmarla a penna e spedirla/inviarla.
Per quanto concerne l’obbligo, di recente è stato esteso a tutti, anche ai forfettari. Da qui, il coinvolgimento delle piccole imprese e dei piccoli artigianali. Sono esonerati per questioni di privacy (dei pazienti) i professionisti del settore sanitario.
Perché scegliere un software di fatturazione elettronica privato
Dunque, è fondamentale scegliere un buon software di fatturazione elettronica. La prima decisione da prendere riguarda il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e i software erogati da terzi, che spesso sono a pagamento.
L’istinto suggerisce di adottare la prima soluzione, ma si tratta di una soluzione spesso sbagliata. Il software dell’Agenzia delle Entrate fa certamente il suo ma, per l’appunto, si limita al minimo indispensabile. Per esempio, non effettua controlli formali, dunque è relativamente frequente inviare fatture “sbagliate”, con tutto ciò che ne consegue in termini sanzionatori.
Inoltre, non offre le funzionalità aggiuntive che gli altri software mettono a disposizione. Non è un dettaglio di poco conto: spesso queste funzionalità semplificano la gestione della contabilità e finanche le attività amministrative.
Le tipologie di software per la fatturazione elettronica
L’obiettivo è scegliere non tanto il software per la fatturazione elettronica migliore in assoluto (che potrebbe non esistere) quanto quello più in linea con le proprie esigenze. Il primo passo, dunque, consiste nel conoscere le tipologie a disposizione.
- Software in cloud. E’ la tipologia più diffusa. Il software è ospitato da un server, dunque viene utilizzato direttamente sul browser, mediante un sistema di login. Impone il pagamento di un abbonamento, spicca per la rapidità ma potrebbe avere un limite di archiviazione.
- Software in locale. E’ la seconda tipologia più diffusa. Il software è “classico”, nel senso che impone il download e l’installazione sul proprio dispositivo. Richiede una certa potenza di calcolo ma in genere non soffre di limiti di archiviazione, se non quelli imposti dal proprio hard disk.
- Software open source. Tipologia poco diffusa ma molto interessante, spicca per il carattere open source, ovvero per la possibilità di modificare il codice sorgente. Insomma, è totalmente personalizzabile. Al netto delle capacità di programmazione, può essere letteralmente cucito sulle proprie esigenze.
Come scegliere il software
Di seguito, alcuni pratici consigli per scegliere il software per la fatturazione elettronica, con un focus sulle piccole imprese e sugli artigiani.
- Passare in rassegna le proprie competenze e le proprie risorse. Si tratta di scegliere in primo luogo la tipologia. Se avete a disposizione competenze di programmazione, potreste optare per gli open source. Se avete a disposizione dei buoni pc, potreste optare per quelli in locale. I software in cloud, invece, rappresentano una scelta adeguata (ma non necessariamente perfetta) a tutti gli scenari.
- Analizzare il proprio fabbisogno di funzionalità. Il software può essere inteso come una sorta di gestionale a trecentosessanta gradi. In questo caso, è bene puntare a quelli che offrono molte funzionalità aggiuntive riguardanti la contabilità, l’elaborazione degli ordini, il customer care.
- Competenze del personale. Se il software dev’essere gestito da personale in azienda, è necessario valutare le sue competenze. Se queste sono importanti, è possibile optare per software più completi, ma anche più complessi. In caso contrario, è bene limitarsi a quelli “base”, che vantano una curva di apprendimento dolce.
In ogni caso, il consiglio è di prestare molta attenzione alla scelta del software. Da questa dipende “l’esperienza della fatturazione elettronica”, che può tradursi in una svolta in termini di comodità e gestione del tempo, o in un piccolo incubo.
